Postępowanie krok po kroku

Kiedy pojawi się spór i chcesz go rozstrzygnąć przed naszym Sądem, kolejnym (pierwszym) krokiem jest złożenie wezwania na arbitraż. Zgodnie z § 21 Regulaminu, wezwanie musi być złożone zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Wezwanie powinno zawierać:

• dane stron postępowania oraz osób je reprezentujących,
• treść zapisu na sąd polubowny,
• opis okoliczności faktycznych i prawnych sprawy,
• żądanie (czyli treść powództwa),
• wartość przedmiotu sporu,
• informacje o ewentualnym finansowaniu przez osobę trzecią,
• wskazanie arbitra – i ile uprawnienie do powołania arbitra stronie /wzywającemu przysługuje (więcej informacji w 6 kroku),
• stanowisko w zakresie liczby arbitrów, miejsca postępowania, języka postępowania i prawa właściwego.

Do wezwania należy dołączyć:

• potwierdzenie uiszczenia opłaty rejestracyjnej,
• odpisy wezwania dla pozwanego i dla arbitrów.

Ważne: Jeśli strona zdecyduje się wszcząć postępowanie „Pozwem”, który zawierać będzie wszystkie elementy, które stanowią regulaminowe składowe „Wezwania na arbitraż”, pismo potraktujemy tak jak Wezwanie na arbitraż i prześlemy wezwanie do uiszczenia opłaty arbitrażowej. Nie będzie ono podlegało zwrotowi z uwagi na nazwę.

Aby wezwanie na arbitraż wywołało skutki prawne, konieczne jest uiszczenie opłaty arbitrażowej. Wysokość opłaty zostaje wskazana w wezwaniu do zapłaty, które otrzymasz z Sądu, a termin jej wniesienia nie może być krótszy niż 7 dni.

Jeśli opłata nie zostanie uiszczona w terminie – wezwanie na arbitraż zostaje zwrócone i postępowanie nie zostanie wszczęte i nie wywoła skutków prawnych (np.: nie zostanie przerwany bieg przedawnienia).

Ważne: samo złożenie wezwania to za mało – opłata jest kluczowa, by postępowanie mogło się rozpocząć.

Zapraszamy do zapoznania się z naszym kalkulatorem kosztów.

Gdy tylko opłata arbitrażowa zostanie uiszczona, wezwanie na arbitraż przekazujemy pozwanemu. Od chwili odbioru ma on 30 dni na wniesienie odpowiedzi na wezwanie.

Odpowiedź na wezwanie na arbitraż – podobnie jak samo wezwanie – musi spełniać określone wymagania formalne. Wszystkie elementy zostały wskazane w par. 23 Regulaminu.

W odpowiedzi należy podać:

• adres pozwanego oraz osoby go reprezentujące,
• stanowisko wobec właściwości Trybunału Arbitrażowego,
• odniesienie się do okoliczności faktycznych i prawnych,
• stanowisko wobec powództwa i wartości przedmiotu sporu,
• informacje o ewentualnym udziale osoby trzeciej finansującej spór,
• wskazanie arbitra,
• stanowisko w zakresie liczby arbitrów, miejsca postępowania, języka postępowania i prawa właściwego.

Odpowiedź, podobnie jak wezwanie, należy złożyć w wersji papierowej oraz elektronicznej.

Ważne: Brak odpowiedzi na wezwanie na arbitraż nie wstrzymuje postępowania. Trybunał Arbitrażowy może kontynuować rozpoznanie sprawy także bez stanowiska pozwanego.

Strony mogą w klauzuli arbitrażowej same określić, ilu arbitrów ma rozpoznawać sprawę – jeden czy trzech. Jeżeli nie dokonają takiego ustalenia, obowiązują zasady określone w par. 15 oraz par. 16 Regulaminu.

 Zgodnie z Regulaminem:

• jeśli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 100 000 zł, sprawę rozstrzyga arbiter jedyny,
• przy określaniu tej wartości bierze się pod uwagę także wartość powództwa wzajemnego lub zarzutu potrącenia, jeśli zostały podniesione w odpowiedzi na wezwanie na arbitraż.

Ważne: Późniejsza zmiana wartości przedmiotu sporu nie wpływa na liczbę arbitrów. Skład Trybunału ustalony zgodnie z pierwotną wartością sporu pozostaje bez zmian.

Każda ze stron ma możliwość wskazania arbitra. Jeśli po jednej stronie występuje kilku uczestników (np. kilku powodów lub kilku pozwanych), wspólnie wskazują oni jednego arbitra. Następnie arbitrzy powołani przez strony wybierają Arbitra Przewodniczącego.

W przypadku, gdy sprawę rozpoznaje arbiter jedyny, strony wspólnie dokonują jego wyboru.

Jeśli którakolwiek ze stron nie wskaże arbitra w terminie, arbitra wyznacza Rada Arbitrażowa.

Arbitrem może być każda osoba fizyczna bez względu na obywatelstwo, mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Arbitrem nie może być sędzia państwowy. Nie dotyczy to sędziów w stanie spoczynku.

Zgodnie z § 32 Regulaminu, w ciągu 14 dni od dnia przekazania akt sprawy Trybunałowi Arbitrażowemu, wyznaczany jest termin posiedzenia organizacyjnego.

To spotkanie służy ustaleniu podstawowych kwestii organizacyjnych, takich jak:

• harmonogram postępowania,
• forma prowadzenia sprawy,
• termin wymiany stanowisk stron,
• sposób przeprowadzania dowodów,
• konieczność przeprowadzenia rozprawy.

Posiedzenie organizacyjne stanowi ważny etap postępowania — pozwala uporządkować jego przebieg i dostosować do specyfiki danej sprawy.

Ważne: Strony biorą aktywny udział w ustalaniu organizacji postępowania, ich zdanie jest zawsze brane pod uwagę przy ustalaniu elementów harmonogramu postępowania, tak aby prowadzić je sprawnie i nie generować zbędnych kosztów, mając na uwadze czas i koszty stron

Po przeprowadzeniu posiedzenia organizacyjnego Trybunał Arbitrażowy, zgodnie z § 32 Regulaminu, w terminie 7 dni wydaje postanowienie organizacyjne. Określa ono m.in. harmonogram i sposób prowadzenia postępowania, terminy składania pism, terminy rozpraw oraz inne istotne kwestie proceduralne.

 Jeśli Trybunał uzna, że posiedzenie organizacyjne nie jest konieczne, ma obowiązek wydać postanowienie organizacyjne w terminie 21 dni od dnia przekazania mu akt sprawy.

Postanowienie to jest kluczowym dokumentem porządkującym dalszy tok postępowania i zapewnia jego sprawny przebieg.

Ważne: Od tego momentu najczęstszą obowiązującą formą doręczania pism staje się forma elektroniczna.

Po wydaniu postanowienia organizacyjnego, strona powodowa może złożyć pozew, w którym szczegółowo rozwinie swoje żądania przedstawione wcześniej w wezwaniu na arbitraż.

W pozwie można:

• doprecyzować roszczenia,
• przedstawić pełną argumentację faktyczną i prawną,
• załączyć dowody na poparcie stanowiska.

Pozew jest jednym z kluczowych dokumentów w postępowaniu – to na jego podstawie Trybunał Arbitrażowy ocenia zasadność roszczeń.

Jeśli strona powodowa złoży pozew, pozwany ma prawo ustosunkować się do przedstawionych roszczeń w formie odpowiedzi na pozew.

W odpowiedzi pozwany może:

• odnieść się do twierdzeń i dowodów powoda,
• przedstawić własną argumentację faktyczną i prawną,
• zgłosić zarzuty,
• załączyć własne dowody.

Ten etap pozwala obu stronom szczegółowo zaprezentować swoje stanowiska, a Trybunałowi – lepiej zrozumieć spór przed ewentualnym wyznaczeniem rozprawy.

Zgodnie z § 34 Regulaminu, rozprawa jest przeprowadzana na wniosek którejkolwiek ze stron lub wtedy, gdy Trybunał Arbitrażowy uzna to za zasadne ze względu na okoliczności sprawy.

Rozprawa daje stronom możliwość:

• osobistego przedstawienia stanowisk,
• zadawania pytań świadkom lub biegłym,
• bezpośredniego odniesienia się do twierdzeń drugiej strony.

Ważne: Rozprawy w Sądzie Arbitrażowym przy KIG odbywają się w jego siedzibie, za pomocą narzędzi komunikacji na odległość (zdalnie) lub też hybrydowo. Nie pobieramy za to dodatkowych opłat.

Zgodnie z par. 41 Regulaminu, Trybunał Arbitrażowy powinien wydać wyrok w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania mu akt sprawy.

Jeśli jednak w sprawie odbyła się rozprawa lub strony zakończyły wymianę pism, wyrok powinien zostać wydany najpóźniej w terminie 2 miesięcy:

• od ostatniego dnia rozprawy,
• albo od dnia wniesienia ostatniego pisma procesowego przez stronę – w zależności od tego, które zdarzenie miało miejsce później.

Termin ten zapewnia stronom szybsze rozstrzygnięcie sporu, co jest jedną z kluczowych zalet arbitrażu.