Technologia zmienia oblicze sądów. W Sądzie Arbitrażowym przy KIG odbyła się rozprawa z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi do komunikacji elektronicznej

Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej stawia na nowe technologie i udowadnia, że praca w reżimie sanitarnym, konieczność przestrzegania licznych obostrzeń czy ograniczenia w przemieszczaniu to nie są bariery nie do pokonania. W tym największym w kraju sądzie polubownym odbyła się właśnie wideorozprawa, której uczestnicy łączyli się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. W sumie przesłuchano 19 świadków i 10 zespołów biegłych. Zorganizowano konferencje biegłych, w których brali udział także tłumacze z języka angielskiego i hiszpańskiego. Całość w sumie trwała 16 dni i 8 godzin.

Rozprawa była dużym przedsięwzięciem logistycznym, nie tylko ze względu na liczbę uczestników i rozlokowanie ich w różnych miejscach Europy. Było to także poważne przedsięwzięcie technologiczne. Na potrzeby posiedzenia powstała wirtualna sala rozpraw, cyfrowe pokoje dla stron sporu oraz zespołów biegłych (tzw. break rooms) oraz poczekalnie dla świadków (tzw. waiting rooms). Uczestnicy rozprawy udostępniali w jej trakcie prezentacje i opinie za pomocą funkcji share screen.

– W arbitrażu międzynarodowym rozprawy online są dziś standardem. W czasie pandemii wszystkie duże instytucje arbitrażowe, jak np. ICC w Paryżu, promują właśnie taki sposób prowadzenia postępowań. Jeśli chodzi o Polskę, nasz sąd jest na tym polu prekursorem. W okresie pandemii włożyliśmy wiele pracy w to, by działać nieprzerwanie i ułatwić klientom przeniesienie się do wirtualnej rzeczywistości. Inwestujemy w narzędzia, które czynią postępowania arbitrażowe jeszcze bardziej wygodnymi, szybkimi i – co w aktualnej sytuacji szczególnie istotne – bezpiecznymi; narzędzia, dla których kolejne ograniczenia dotyczące przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi krajami nie stanowią bariery – mówi Agnieszka  Durlik, dyrektor generalna Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.

Wideorozprawa odbywała się w trybie hybrydowym – w siedzibie SA KIG obecny był tylko zespół orzekający. Pozostali uczestnicy postępowania łączyli się zdalnie. Średnio w każdym posiedzeniu uczestniczyły 24 osoby, w tym obecni podczas przesłuchania świadków oraz biegłych mężowie zaufania po każdej ze stron sporu, oraz managerowie dokumentowi.

Posiedzenia zwoływano w dwóch tygodniowych sesjach trwających w sumie 13 dni oraz w trzech dodatkowych terminach – ok. 80 godzin. W sumie arbitrzy wydali orzeczenie po ok. 16 dniach i 8 godzinach.

– Czas gra na niekorzyść przedsiębiorców, zwłaszcza w okresie, gdy firma nie prosperuje lub jej działalność ze względu na szalejącą pandemię jest mocno ograniczona. Dlatego szybkość postępowania i przewidywalny z góry czas wydania rozstrzygnięcia to z punktu widzenia przedsiębiorców czynniki bardzo istotne. Przedsiębiorcy z branż bezpośrednio dotkniętych kolejnymi restrykcjami doceniają także doświadczenie w sporach oraz szeroki wachlarz arbitrów orzekających w naszym sądzie. A rosnąca popularność arbitrażu to przecież szansa na „odciążenie” mocno przeciążonych sądów powszechnych w rozstrzyganiu spraw gospodarczych – podkreśla Agnieszka Durlik.

Przed posiedzeniem Sąd Arbitrażowy przy KIG przeprowadził kilka połączeń testowych z uczestnikami, łączącymi się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. Przygotowano także plan awaryjny dla tych uczestników, którzy mieliby problemy techniczne – mogli oni skorzystać ze specjalnie wydzielonych w siedzibie SA KIG pomieszczeń oraz znajdującego się w nich sprzętu. Pomieszczenia te przystosowano zgodnie z aktualnie obowiązującymi zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministerstwa Zdrowia.

W trakcie całej rozprawy uczestnicy postępowania mogli korzystać ze wsparcia technicznego specjalistów IT, których wyznaczyły strony sporu. A w razie wystąpienia awarii, zaplanowano możliwość połączenia telefonicznego oraz mailowego z sekretarzem postępowania.

Wideorozprawa odbywała się przed SA KIG w terminie listopad 2020 r. – luty 2021 r.